Pozostali pracownicy obsługi biurowej - karta oceny ryzyka zawodowego (ORZ 411090)

Pozostali pracownicy obsługi biurowej są kluczowymi uczestnikami życia biurowego, zapewniając sprawną operację codziennych zadań administracyjnych. Ich obowiązki obejmują wsparcie w zarządzaniu dokumentacją, obsługę korespondencji, organizację spotkań oraz koordynację przepływu informacji w biurze. Pracownicy ci są odpowiedzialni za obsługę urządzeń biurowych, zarządzanie zapasami biurowymi oraz przygotowywanie materiałów na potrzeby spotkań i prezentacji. Dodatkowo, często pełnią rolę pierwszego punktu kontaktu dla klientów i partnerów biznesowych, dbając o profesjonalny wizerunek firmy. Dzięki swojej precyzji, organizacyjnym umiejętnościom oraz zdolnościom szybkiego rozwiązywania problemów, pozostali pracownicy obsługi biurowej przyczyniają się do efektywności pracy całego zespołu oraz sprawnego funkcjonowania biura na co dzień.

Zakres obowiązków:
- Codzienne zadania: Obejmują przyjmowanie i przekazywanie telefonów, obsługę korespondencji pocztowej i elektronicznej oraz przyjmowanie gości.
- Organizacja przestrzeni biurowej: Dbają o porządek i estetykę miejsca pracy, zarządzają zapasami biurowymi i artykułami biurowymi.
- Wsparcie dla zespołu: Pomagają pracownikom biurowym w codziennych zadaniach, takich jak przygotowywanie dokumentów, drukowanie czy skanowanie.
- Obsługa sprzętu biurowego: Zajmują się drobnymi naprawami i konserwacją urządzeń biurowych oraz zarządzaniem serwisem technicznym.
- Współpraca z dostawcami i kontrahentami: Koordynują zamówienia biurowe i utrzymują kontakt z firmami dostarczającymi usługi i produkty biurowe.
- Znajomość oprogramowania biurowego: Posiadają umiejętności obsługi programów komputerowych niezbędnych do pracy biurowej, takich jak pakiet Microsoft Office czy systemy do zarządzania dokumentacją.
- Asystowanie kierownictwu: Często wspierają bezpośrednio menedżerów i dyrektorów w organizacji ich czasu pracy oraz przygotowywaniu raportów i prezentacji.
- Zgodność z przepisami: Zapewniają, że wszystkie działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz polityką firmy dotyczącą bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Komunikacja i obsługa klienta: Są punktem kontaktowym dla klientów i kontrahentów w biurze, zapewniając profesjonalną obsługę i rozwiązując proste problemy administracyjne.