Sekretarka - karta oceny ryzyka zawodowego (ORZ 412001)

Sekretarka pełni kluczową rolę w organizacji, zapewniając sprawną obsługę biura oraz wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej. Jej obowiązki obejmują zarządzanie kalendarzem spotkań, przyjmowanie i kierowanie telefonów oraz korespondencji, organizowanie podróży służbowych oraz przygotowywanie dokumentów i raportów. Sekretarka jest nie tylko punktem kontaktowym dla klientów i partnerów biznesowych, ale także skrupulatnie dba o utrzymanie poufności informacji oraz zapewnienie profesjonalnego standardu obsługi. Jej umiejętności organizacyjne, szybkość działania oraz zdolność do efektywnej komunikacji stanowią fundament sprawnego funkcjonowania biura, przyczyniając się do efektywności i sukcesu działalności firmy.

Główne zadania zawodowe sekretarki:

• Obsługa interesantów:
  - Przyjmowanie gości i udzielanie im informacji o firmie i jej usługach.
  - Kierowanie interesantów do odpowiednich osób lub działów.
  - Zapewnianie komfortu i obsługi podczas oczekiwania.
• Zarządzanie korespondencją:
  - Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej (poczta tradycyjna, e-maile).
  - Segregowanie i dystrybucja korespondencji do odpowiednich osób.
  - Przygotowywanie korespondencji wychodzącej (pisma, maile).
  - Prowadzenie archiwum korespondencji.
• Obsługa urządzeń biurowych:
  - Obsługa telefonu, odbieranie i przekazywanie połączeń.
  - Praca z kserokopiarką, drukarką i innymi urządzeniami biurowymi.
  - Obsługa komputera i programów biurowych (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna).
• Wsparcie organizacyjne:
  - Prowadzenie kalendarza kierownictwa i umawianie spotkań.
  - Organizacja konferencji, spotkań i delegacji.
  - Rezerwacja sal konferencyjnych i środków transportu.
  - Przygotowywanie materiałów na spotkania (np. prezentacje, notatki).
  - Prowadzenie dokumentacji biurowej.